Sostenibilidad en los eventos

Cualquier empresa que esté concienciada con la sostenibilidad y la Responsabilidad Social Corporativa en sus acciones, ha de ser consecuente haciendo lo mismo en la organización de sus eventos.

Sin embargo, se observa cierta reticencia por parte de la empresa privada a incluir prácticas ecológicas en sus actos. La principal causa es la idea errónea de un mayor coste en la organización de un evento sostenible.

Al año se celebran en España cerca de 9.000 eventos, de los que el 20% mueven a más de 1.000 personas. Por lo tanto, su impacto ecológico es considerable, ya que dentro de la organización de cualquier tipo de evento, se realiza un alto consumo de energía y se genera una enorme cantidad de residuos: papel y plástico, alimentos, latas y botellas de plástico etc.

Entre las medidas más sencillas para conseguir la sostenibilidad en cualquier actividad se encuentran las conocidas “3 erres” : reducir, reciclar y reutilizar.  En el caso de los eventos, para ahorrar papel, la empresa organizadora puede optar por imprimir las acreditaciones y los catálogos en papel reciclado.

Otras medidas más enfocadas al sector de los eventos son:

• En cuanto a los expositores, lo ideal es decorarlos sin montajes pesados, con materiales reutilizados y reutilizables en futuros eventos. También sería conveniente que todo el merchandising fuera reciclable o con materiales reutilizados.

• En cuanto el servicio ofrecido a los asistentes, podemos hacer nuestro evento sostenible respecto a emisiones y residudos. En cuanto a la reducción de emisiones CO2, lo ideal sería que la sede del congreso o feria estuviera cerca de los hoteles de concentración, para que los asistentes puedan ir a pie sin necesidad de contratar un vehículo, lo cual también supondría un ahorro para la empresa organizadora. En cuanto al catering sería conveniente que estuviera formado por alimentos de la zona, lo cual supondría un ahorro en transporte. Las botellas de plástico podrían ser sustituidas por jarras de agua o fuentes, utilizando vasos de cristal reutilizables, ahorrándose tanto los residuos como el coste de cada envase de agua.

• Tecnología y sostenibilidad: La comunicación basada en el aprovechamiento de las nuevas tecnologías, es un punto fuerte dentro de la organización de un evento sostenible. Hacer uso de proyectores y pantallas en lugar de pancartas y carteles es un acto responsable que permite reducir el volumen de residuos tras el evento. Cuenta con la ventaja de que la información puede actualizarse en cada momento del congreso y que incluso, se puede interactuar con esas pantallas.

La documentación también puede aparecer en formato digital mediante su publicación en internet o usando una aplicación móvil para seguir toda la realización del evento en cada momento.

A todas estas acciones “sostenibles”, es importante añadir el mensaje del porqué, de cómo y del para qué se toman estas medidas en la organización del evento. Se pueden incluir informaciones sencillas y claras sobre reciclaje en los catálogos informativos o carteles.

Ventajas y ahorro de costes:

Los eventos sostenibles y responsables pueden ser más rentables, ya que se reduce el uso de materiales y de energía con un consumo más eficiente, por lo que la empresa organizadora puede alcanzar el binomio sostenibilidad-ahorro. Por otro lado, un evento es una herramienta de comunicación hacia uno o varios grupos de interés y en la medida en que esta comunicación sea efectiva y modifique positivamente el comportamiento de los mismos, ayudará a la empresa a obtener beneficios: mejorará la imagen de la empresa e incluso la empresa podrá ofrecer un mejor servicio a los asistentes.